Když se řekne „konference“, většina organizátorů začne řešit program, řečníky nebo catering. Vizuální stránka často přichází na řadu až později – někdy až ve chvíli, kdy se blíží termín akce.
Přitom konference potřebuje mnohem víc než jen plakát nebo banner. Postupně vznikají pozvánky, web, grafika pro sociální sítě, navigace v prostoru, jmenovky, prezentace, fotostěna nebo drobný merch. Každý z těchto výstupů má ale své místo v čase – některé je potřeba připravit s velkým předstihem, jiné přicházejí na řadu až těsně před akcí.
Proto jsme připravili jednoduchý checklist
Sepsali jsme přehled vizuálních výstupů, které konference obvykle potřebuje, a seřadili je podle toho, kdy se řeší – od prvních příprav až po komunikaci po skončení akce.
Checklist může posloužit jako orientační mapa při plánování. Pokud u některé položky zjistíte, že jste na ni zatím nemysleli, je dobré o ní vědět včas.
Co v checklistu najdete
Najdete v něm přehled vizuálních materiálů, které se při přípravě konferencí objevují nejčastěji – od prvních komunikačních výstupů několik měsíců před akcí až po materiály používané přímo na místě.
Je ale dobré dodat jednu důležitou věc: ne každá konference potřebuje všechno. Oborové setkání pro několik desítek účastníků má jiné nároky než mezinárodní konference pro stovky nebo tisíce lidí. Menší workshop se obejde bez navigačního systému nebo velkých tiskovin. Naopak u větších akcí bývá většina položek běžnou součástí příprav.
Checklist proto berte jako kompletní přehled možností, ze kterého si můžete vybrat to, co dává smysl pro konkrétní typ akce. Ideální je projít ho s týmem na začátku příprav, vyřadit nepotřebné položky a u zbytku si rovnou stanovit termíny.
Proč záleží na pořadí
Při plánování se rychle ukáže ještě jedna věc: jednotlivé kroky na sebe navazují. Nejprve vzniká vizuální koncept a logo ročníku. Teprve z nich se odvíjí další materiály – bannery, pozvánky, web nebo grafika pro sociální sítě. Pokud se tento postup obrátí, často to vede k úpravám a zbytečné nekonzistenci.
Správné načasování je proto pro vizuální stránku konference klíčové. I proto jsou položky v checklistu zařazeny do tří bloků.
Stáhněte si checklist jako PDF
Checklist jsme připravili jako přehledné PDF ve formátu A4. Můžete ho použít při plánování, projít ho na poradě nebo sdílet s kolegy v týmu.
stáhnout checklistCo přijde v dalších dílech
V dalších článcích se podíváme na jednotlivé části přípravy podrobněji:
- Vizuální identita konference – jak vzniká koncept a proč má mít každá konference vlastní vizuální jazyk
- E-maily, sítě a PR – pozvánky, newslettery a grafika pro online komunikaci
- Web a microsite – místo, kde se sbíhají všechny informace o konferenci
- další témata z praxe konferenční přípravy
Ověřeno praxí
Na přípravě vizuální podoby jsme se podíleli u více než patnácti konferencí – pro Dům zahraniční spolupráce, Partnerství pro vzdělávání 2030+ a Stálou konferenci asociací ve vzdělávání. Tato série vychází z praktických zkušeností z jejich příprav.
Děkujeme také Monice Mrňavkové a Zdeňce Andělové za konzultace a sdílení zkušeností z organizační praxe.
Chybí v checklistu něco, co se vám při organizaci konferencí osvědčilo?
Pokud jde o věc související s grafikou nebo vizuální komunikací, budeme rádi, když nám dáte vědět. Rádi se přiučíme a seznam průběžně doplníme.
