Jak dostat konferenci mezi lidi Série: Konferenční branding – grafický průvodce krok za krokem
Díl: 3 / propagace a komunikační kanály

Kde se rozhoduje o účasti

Tento článek je třetí díl série o přípravě konference. V prvním jsme řešili základy a praktický checklist, ve druhém vizuální identitu.

Teď přichází distribuce.

E-mailové pozvánky, sociální sítě, bannery a PR články – to jsou místa, kde se rozhoduje, kolik lidí se přihlásí. Každý z těchto kanálů má jiný formát, jiné rozměry a trochu jiná pravidla. Ale jedno mají společné: vizuální jazyk konference v nich musí zůstat konzistentní.

Pokud první e-mail vypadá jinak než banner na webu a příspěvek na sociální síti působí, jako by patřil k jiné akci, ztrácíte důvěryhodnost dřív, než si ji stihnete vybudovat.

E-mailové pozvánky

E-mail je pro většinu konferencí stále hlavní komunikační kanál. A většinou nejde jen o jednu pozvánku – v průběhu příprav obvykle vzniká celá série:

• Save the Date – první signál, že se konference blíží. Stručný, vizuálně výrazný, s jasným datem a místem.
• Reminder – připomínka s rozšířenými informacemi o programu nebo řečnících. Vizuálně navazuje na první e-mail.
• Follow-up – poslední výzva k registraci nebo potvrzení účasti.

Základ tvoří tři vizuálně sladěné e-maily. V praxi jich bývá víc – záleží na délce přípravného období a na tom, jak intenzivně komunikujete. Všechny e-maily by měly sdílet společný vizuální základ – stejné barvy, typografii i layout. Příjemce by měl na první pohled poznat, že jde o tutéž konferenci.

Pokud ještě nemáte jasno ve vizuálním stylu konference, vraťte se k druhému dílu o vizuální identitě – právě ten určuje, jak budou e-maily i další výstupy působit.

Newsletter

Pokud rozesíláte newsletter, je to přirozené místo, kde konferenci průběžně připomínat. Na rozdíl od jednorázových pozvánek buduje newsletter povědomí postupně:

• oznámení hlavních řečníků
• představení témat a programových bloků
• novinky a praktické informace (místo konání, doprava, tipy)

Vizuálně by měl konferenční obsah odpovídat zbytku komunikace – ideálně se stejnými grafickými prvky, které se objevují v pozvánkách nebo na webu.

Sociální sítě

Sociální sítě jsou místo, kde konference žije ještě před otevřením sálu. Každá síť má ae své nároky:

• Feed posty – statické vizuály s klíčovými informacemi (datum, místo, řečníci, program)
• Stories – vertikální formát, vhodný pro odpočítávání, zákulisí nebo rychlé aktualizace
• Bannery pro události – obrázky pro Facebook a LinkedIn události nebo partnerské weby

Každá platforma má jiné rozměry. Vizuál, který funguje na LinkedIn feedu, nebude fungovat ve stories. Připravte si šablony pro nejčastější formáty – ušetří čas a udrží konzistenci.

Bannery

Bannery jsou často přehlížená, ale důležitá část propagace. Používají se například na:

• partnerské weby – mediální partneři a spolupracující organizace
• mediální weby – placená i neplacená inzerce
• vlastní kampaně – remarketing, display reklama

Bannery mají přesně dané rozměry, proto vyžadují vlastní přípravu – nestačí zmenšit plakát. Vizuální systém konference by s těmito formáty měl počítat. Ideální je připravit sadu šablon v nejběžnějších velikostech.

PR a média

Novináři a mediální partneři potřebují hotové podklady. Když je dostanou včas a v dobré kvalitě, výrazně roste šance, že o konferenci napíšou – a že to bude vypadat tak, jak chcete.

Co připravit:

• Tisková zpráva – jasná struktura, klíčové informace
• Citace – připravené výroky organizátorů nebo řečníků
• Key visuals – vizuály v tiskové kvalitě připravené k použití
• Logo konference – varianty pro různé formáty a pozadí

Čím jednodušší to novinářům uděláte, tím lepší výsledek získáte. Ideální je mít vše pohromadě – v jedné sdílené složce nebo balíčku ke stažení.

Loga partnerů řešte včas

Z praxe víme, že loga partnerů a sponzorů patří k častým zdrojům komplikací. Používají se skoro všude – v e-mailech, na webu, na roll-upech, v tištěném programu i na fotostěně.

Požádejte partnery o loga v dostatečné kvalitě a správných formátech hned na začátku spolupráce. Ideálně ve vektoru (SVG, AI nebo EPS) – bitmapové logo v malém rozlišení vám na roll-upu ani v tisku nepomůže. Pokud si nejste jistí rozdílem, doporučujeme článek Vektor a bitmapa – jeden design, dva světy.

Ušetříte si tím stres v závěrečných týdnech, kdy se řeší všechno najednou.

Tip pro přípravu

Připravte si sadu šablon pro nejčastější výstupy – e-maily, sociální sítě, bannery i tiskové zprávy. Hotové šablony výrazně zrychlí tvorbu a udrží konzistenci. Vyplatí se hlavně tam, kde obsah upravuje víc lidí v týmu. Dobrá šablona zajistí, že výstup bude vypadat profesionálně, i bez zásahu grafika.

Pokud chcete mít přehled o všech výstupech na jednom místě, stáhněte si náš praktický checklist pro přípravu konference.

Co přijde příště

V dalším díle se podíváme na web a microsite – centrum komunikace konference. Co na nich nesmí chybět a jak do nich promítnout vizuální identitu.

Všechny díly najdete vždy tady na blogu, takže se k nim můžete kdykoli vrátit.

1. díl: Chystáte konferenci? Víme jak na to! (úvodní díl včetně praktického checklistu)

2. díl: Proč konference potřebuje vizuální identitu

Ověřeno praxí

 Na vizuální podobě jsme se podíleli u více než patnácti konferencí – například pro Partnerství pro vzdělávání 2030+, SKAV nebo Dům zahraniční spolupráce. Díky tomu víme, co funguje v praxi, a rádi se o zkušenosti dělíme.